شخصی که دارای شرایط لازم برای تسلیم اظهارنامه بین المللی علامت تجاری در قالب نظام مادرید است می تواند برای ثبت بین‌المللی علامت خود یک اظهارنامه در اداره کشور مبدایی که او با آن دارای ارتباط لازم است ثبت کند. این اظهارنامه بین‌المللی باید مبتنی بر یک ثبت ملی در کشور مبدا باشد. به عبارت دیگر شخص حقیقی یا حقوقی متقاضی ثبت علامت در قالب نظام مادرید ابتدا باید علامت تجاری یا خدماتی مورد نظر خود را در اداره مبدا کشوری که او با آن از طریق مقر حقیقی و موثر صنعتی یا تجاری، اقامتگاه یا تابعیت دارای ارتباط است، ثبت کند و متعاقب آن اظهارنامه بین المللی ثبت علامت مورد نظر را به استناد آن ثبت ملی در کشور مبدا به اداره مبدا تسلیم کند.