تفکیک اعیان توسط اداره ثبت و با استناد به گواهی پایان کار ساختمان صورت می گیرد مالک یا وکیل قانونی تقاضای تفکیک را که در فرم مخصوص تنظیم می شود از طریق یکی از دفاتر اسنادرسمی به پیوست تصویر مصدق گواهی پایان کار به اداره ثبت ارائه می دهد . پس از بازدید نماینده و نقشه بردار ثبت از پلاک مورد نظر نقشه بردار کروکی تمام قطعات مغروزی و قسمت های مشاعی را ترسیم می کند و صورت مجلس تفکیکی که حاوی شرح مختصری از سابقه ملک و شرح قطعات مفروزی با قید مساحت و حدود و همچنین ذکر تمام مشاعات موجود در ملک است تهیه و تنظیم می نمایند که پس از طی تشریفات اداری طبق زیر صورت مجلس تفکیکی صادر می شود .